TIETOSUOJA JA REKISTERISELOSTE
1 Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä on ROOM32 Ky (Y-tunnus 2879585-3)
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on: Pia Metsola
Karikkokatu 15
53500 Lappeenranta
pia@room32.fi
2 Rekisterin nimi
Room32 asiakasrekisteri.
3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään verkkokaupan asiakassuhteen hoitamiseen ja ylläpitämiseen, kuten asiakassuhteen edellyttämiin yhteydenottoihin. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.
Emme toistaiseksi lähetä suoramarkkinointikirjeitä.
4 Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisentietosuoja-asetuksen mukaiset perusteet:
Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a);
Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6art. 1.b);
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujenetujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).
Edellämainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidynhenkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisensuhteen yhteydessä.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot lähtökohtaisesti kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:
Henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, osoite,puhelinnumero, sähköpostiosoite.
Sekä tietoja asiakkaan ostotapahtumista, toimituksista ja alennuksista,sekä mahdolliset käyttäjätunnukset ja salasanat.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.
Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännönrajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.
7 Tietojensäännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään ainoastaan asiakassuhteiden hoitamiseen eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen ulkopuoliselle taholle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa verkkokaupan tilausten toimittamiseksi, maksamattomien laskujen perimiseksi, sekä viranomaisille näiden niin edellyttäessä ja lain salliessa.
8 Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viidenvuoden välein ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi valtuutetuilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävä tietokanta on palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Tietokantoihin ja järjestelmään on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
11 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteriin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin liittyy tarkastusoikeus. Asiakkaalla on oikeus tarkistaa Room32 kirjaamat tiedot itsestään ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. Pyyntö esitetään kirjallisesti suoraan rekisterinpitäjälle. Virheellinen, puutteellinen tai vanhentunut tieto korjataan tai poistetaan viipymättä.
12 Tietojen päivittäminen
Asiakas voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan verkkokaupan profiilissaan. Lisäksi asiakas voi ottaa yhteyttä tietojensa päivittämiseksi edellä mainittuun yhteyshenkilöömme.
13 Evästeet
Sivustolla room32.fi käytetään evästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseen ja verkkosivustojemme kehittämiseen.